Avant d’engager le moindre frais pour un client, obtenez son accord écrit (devis signé, échange e-mail explicite, avenant). Sans accord préalable, le client est en droit de refuser la refacturation.
Quand vous engagez une dépense dans le cadre d’une mission (déplacement, hôtel, achat de fourniture, sous-traitance), deux mécanismes très différents s’offrent à vous pour vous faire rembourser :
- Le débours — vous avancez la somme au nom et pour le compte du client. La facture du fournisseur est établie au nom du client.
- Les frais refacturés — vous engagez la dépense en votre propre nom puis vous la refacturez au client, en l’incluant à votre facture.
Le choix entre ces deux mécanismes a un impact direct sur la TVA à appliquer, sur votre chiffre d’affaires imposable et sur la trésorerie. Il faut donc choisir consciemment, et au cas par cas.
Débours et frais refacturés — la distinction juridique
La distinction n’est pas une question de présentation comptable : elle repose sur qui est juridiquement le client du fournisseur.
Si la facture est établie au nom de votre client (ou si votre client est explicitement identifié comme le destinataire réel), vous n’êtes qu’un intermédiaire qui avance la trésorerie : c’est un débours. Vous refacturez au centime près, sans marge, et la TVA reste neutre dans vos comptes (la dépense passe en compte de tiers — classe 4 — hors résultat).
Si vous êtes vous-même client du fournisseur (facture à votre nom), vous engagez la dépense en propre puis vous la refacturez : ce sont des frais refacturés. Vous pouvez appliquer une marge, vous collectez la TVA au taux de votre prestation principale et vous récupérez la TVA d’achat si vous y avez droit.
| Débours | Frais refacturés | |
|---|---|---|
| Facture du fournisseur | Au nom du client final | À votre nom |
| Mandat préalable | Obligatoire (écrit) | Pas nécessaire (accord sur le devis suffit) |
| Marge | Interdite (centime pour centime) | Autorisée |
| TVA collectée | Aucune (neutre) | Au taux de votre prestation principale (souvent 20 %) |
| TVA déductible sur l’achat | Non | Oui (si vous êtes assujetti) |
| Chiffre d’affaires imposable | Hors CA | Inclus dans le CA |
| Comptabilisation | Compte de tiers (classe 4) | Produits (classe 7) et charges (classe 6) |
Le régime des débours est défini à l’article 267-II-2° du CGI : les sommes remboursées aux intermédiaires qui ont engagé des dépenses au nom et pour le compte de leurs clients sont exclues de la base d’imposition à la TVA, à condition de pouvoir justifier la nature et le montant exact des dépenses auprès de l’administration.
Comment savoir si c’est un débours ?
Une dépense ne devient un débours que si les quatre conditions suivantes sont réunies simultanément. Si une seule manque, c’est un frais refacturé.
- Un mandat préalable écrit du client vous autorisant à engager la dépense en son nom et pour son compte (clause dans le devis, e-mail explicite, avenant).
- La facture du fournisseur est libellée au nom du client (ou mentionne explicitement le client comme destinataire réel — pas simplement votre nom suivi du nom du client en référence).
- Refacturation à l’identique, au centime près, sans aucune marge ni majoration.
- Comptabilisation en compte de tiers (classe 4 : 467 « Comptes de débours » ou équivalent), pas en charges ni en produits.
La pratique la plus courante (et la plus simple à justifier en cas de contrôle) consiste à joindre les justificatifs originaux à la facture remise au client et à en conserver une copie.
En micro-entreprise, les débours sont particulièrement intéressants : ils n’entrent pas dans le chiffre d’affaires servant au calcul des cotisations sociales et de l’impôt. À l’inverse, les frais refacturés gonflent le CA et peuvent vous faire franchir un seuil (TVA, micro).
Comment facturer des frais ?
Si vous optez pour la refacturation classique (frais refacturés), quelques règles simples évitent les frictions au moment du paiement :
- Libellé clair sur la facture : « Frais de déplacement — mission du JJ/MM/AAAA », « Hôtel — nuit du JJ/MM », « Indemnités kilométriques — 412 km aller-retour », etc. Évitez les libellés vagues du type « Frais divers ».
- Justificatifs disponibles : conservez les originaux (ou copies numériques lisibles) pendant la durée légale (10 ans pour la comptabilité, 6 ans pour les pièces fiscales). Le client peut légitimement vous les demander avant paiement.
- TVA explicite : indiquez le montant HT, le taux et le montant de TVA pour chaque ligne de frais. La TVA appliquée est celle de votre prestation principale, pas celle de la facture d’origine (un billet de train à 10 % sera refacturé à 20 % si votre prestation l’est).
- Mention sur le devis : prévoyez dès le devis la clause « Frais facturés en sus sur justificatifs » avec, si possible, un plafond ou un mode de calcul (barème URSSAF, indemnités kilométriques, prix réel).
Pour un débours, le formalisme est plus strict mais le principe reste simple : vous présentez la facture du fournisseur (au nom du client) en pièce jointe, et vous éditez une facture séparée ou une ligne distincte mentionnant « Débours — [nature] » sans aucune TVA. Le total des débours apparaît hors taxes et n’entre pas dans le calcul de votre TVA collectée.
Cas particuliers
Indemnités kilométriques
Quand vous utilisez votre véhicule personnel pour un déplacement professionnel, vous pouvez refacturer un montant correspondant au barème kilométrique fiscal publié chaque année par l’administration (article 83, 3° du CGI). Le barème dépend de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux — CV) et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année.
À titre indicatif, en 2026, pour une voiture de 5 CV et jusqu’à 5 000 km annuels, le tarif kilométrique se situe autour de 0,50 €/km ⚠️ à vérifier sur impots.gouv.fr au moment de l’établissement de la facture, le barème étant publié chaque printemps.
Les indemnités kilométriques sont des frais refacturés (pas des débours) : la TVA s’applique au taux de votre prestation principale, et le montant est inclus dans votre CA.
Repas et hébergement
Les frais de repas et d’hôtel engagés lors d’un déplacement chez le client sont presque toujours des frais refacturés : vous payez en votre nom, vous gardez la facture du restaurant ou de l’hôtel, vous refacturez le montant réel (ou un forfait prévu au devis) au taux de TVA de votre prestation principale.
Deux pièges classiques :
- La TVA sur les repas n’est pas récupérable par le freelance (article 206 IV-2 de l’annexe II du CGI) — vous refacturez au client le TTC payé, mais vous ne déduisez pas la TVA d’achat.
- La TVA sur l’hôtel n’est pas récupérable non plus, sauf cas particuliers (hébergement de tiers, salariés en déplacement). Pour un freelance individuel, considérez-la non récupérable par défaut.
Sous-traitance refacturée
Quand vous faites appel à un confrère pour réaliser une partie de la mission, deux scénarios :
- Refacturation transparente (débours) : le sous-traitant facture directement votre client (ou facture à votre nom avec mention du client final), vous transmettez la facture telle quelle. Vous n’apportez pas de valeur ajoutée sur cette partie.
- Refacturation avec responsabilité (frais refacturés) : le sous-traitant vous facture à vous, vous portez la responsabilité contractuelle vis-à-vis du client, vous pouvez prendre une marge. La TVA s’applique à votre prestation globale.
Dans la pratique, dès que vous engagez votre responsabilité (qualité, délai, garantie), la refacturation classique est la bonne option.
Formation, logiciels, licences refacturés
Un achat de logiciel ou une formation engagée spécifiquement pour la mission peut être :
- Un débours si l’achat est explicitement réalisé pour le client (licence à son nom, formation suivie par un de ses salariés payée via vous), avec mandat préalable.
- Un frais refacturé si vous gardez la licence ou suivez vous-même la formation, même si elle profite au projet du client.
Quand vous gardez l’outil ou la compétence après la mission, la refacturation classique s’impose (et reste votre intérêt fiscal : vous récupérez la TVA et amortissez si nécessaire).
Exemple chiffré complet
Situation — vous êtes développeur freelance assujetti à la TVA (taux normal 20 %), vous réalisez une mission de 2 jours chez un client situé à 200 km de votre domicile. Vous utilisez votre voiture personnelle (5 CV), vous dormez une nuit à l’hôtel (90 € TTC), vous prenez 4 repas (25 € TTC chacun, soit 100 € TTC au total).
Calcul des frais refacturés (HT) — la TVA d’achat n’étant pas récupérable sur les repas et l’hôtel, vous refacturez le TTC payé, que vous traitez comme un HT pour appliquer ensuite votre propre TVA à 20 %.
- Indemnités kilométriques — 400 km × 0,50 €/km = 200,00 € HT ⚠️ barème 2026 à vérifier
- Hôtel — 90,00 € HT (TTC payé, non récupérable)
- Repas — 100,00 € HT (TTC payé, non récupérable)
- Total frais HT : 390,00 €
Facturation au client
- Prestation principale — 2 jours × 600 € HT = 1 200,00 € HT
- Frais refacturés — 390,00 € HT
- Total HT : 1 590,00 €
- TVA 20 % : 318,00 €
- Total TTC : 1 908,00 €
Vous reverserez 318,00 € de TVA collectée à l’État (sans pouvoir déduire de TVA sur l’hôtel et les repas). Si vous étiez en micro-entreprise (franchise en base de TVA), vous facturez les mêmes montants sans TVA mais l’intégralité des 1 590,00 € entre dans votre CA imposable.
Variante en débours — si l’hôtel avait été réservé au nom du client (mandat préalable + facture à son nom), les 90,00 € seraient sortis du CA et n’auraient porté aucune TVA. Refacturation : 90,00 € exacts en ligne « Débours hôtel », justificatif original joint. Économie pour vous : 0 € direct (la TVA aurait été collectée puis reversée), mais sortie du chiffre d’affaires — utile en micro pour ne pas approcher les seuils.
Pour aller plus loin
- Bien rédiger un devis — pour cadrer les frais dès le départ.
- Tout sur la TVA — taux, franchise, déclarations.
- L’expert-comptable — pour sécuriser les cas complexes (débours sur missions internationales, sous-traitance à risque).
Freelancer enregistre vos frais avec leurs justificatifs, leur montant de TVA et leur rattachement à un client et à un projet : au moment de facturer, vos dépenses sont déjà classées. La gestion complète des débours (mandat intégré au devis, refacturation au centime près, hors chiffre d’affaires) est à venir, vos retours sur ce point sont les bienvenus.
Article 267 du Code général des impôts (base d’imposition à la TVA et exclusion des débours) (legifrance.gouv.fr)
BOFiP TVA-BASE-10-10-10 (sommes exclues de la base d’imposition — débours) (bofip.impots.gouv.fr)
Article 83, 3° du Code général des impôts (frais professionnels, base du barème kilométrique) (legifrance.gouv.fr)
Refacturation de frais à un client — règles applicables (service-public.gouv.fr)