Nous avons initialement conçu Freelancer pour notre propre utilisation et celle de nos amis. Aujourd’hui encore nous restons les premiers utilisateurs de notre service. Dès l’origine, nous avons considéré que toutes les données liées à un utilisateur sont des données privées et nous les avons toujours traitées comme telles.
Nous allons donc au delà de la définition des données à caractère personnel du RGPD.
Par ailleurs, Freelancer est un service payant, nos revenus proviennent exclusivement des abonnements de nos utilisateurs.
Cela signifie non seulement que nous ne revendons pas vos données, mais que nous n’avons pas besoin de collecter ni de traiter la moindre information au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour assurer votre propre utilisation du service ainsi que son bon fonctionnement.
La présente politique de confidentialité constitue une annexe aux Conditions générales d’utilisation du Service.
Responsable des traitements
Le responsable des traitements de vos données est la société de droit français FREELANCER (SIREN 513 861 310). Ses coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.
L’inventaire complet des activités de traitement (finalités, données, destinataires, durées de conservation) est publié dans notre registre des activités de traitement, conformément à l’article 30 du RGPD.
Les données que nous collectons
Votre compte
Pour pouvoir vous identifier au sein de notre Service, lorsque vous créez un compte sur Freelancer, nous vous demandons votre adresse email et un mot de passe.
Afin que votre mot de passe ne puisse jamais être compromis, il est immédiatement haché de façon irréversible avant d’être stocké. Par la suite, lorsque vous souhaiterez vous connecter à votre compte Freelancer, le mot de passe que vous fournirez sera haché de la même façon avant d’être comparé à la valeur stockée. Freelancer ne stocke jamais votre mot de passe en clair.
Notez que nous recommandons néanmoins de toujours utiliser un mot de passe complexe et de ne pas l’utiliser sur d’autres services.
Vous pouvez également préciser votre nom et prénom, ces derniers seront alors utilisés pour vous identifier dans l’historique de votre entreprise ainsi que dans nos échanges avec vous.
Votre entreprise
Afin de pouvoir émettre des devis et factures valides, d’adapter vos conditions générales de vente et de vous proposer des informations pertinentes, nous vous demandons des informations sur votre entreprise et son activité.
Vos clients
Toujours afin de pouvoir émettre des devis et factures valides, nous vous demandons également les informations de vos clients et optionnellement de vos contacts auprès de ces derniers.
Lorsqu'un client valide un devis ou un avenant en ligne, nous collectons son adresse IP et l'horodatage de la validation. Ces données constituent une preuve du consentement du client et sont conservées avec le document validé.
Notez que pour respecter le RGPD vous devez signaler à vos clients particuliers que leurs noms, prénoms et coordonnées seront enregistrées sur notre Service. Les conditions générales de vente proposées par Freelancer pour vos documents comportent automatiquement cette mention.
Vos informations de paiement
Si vous choisissez de vous abonner, nous vous demanderons également vos informations de paiement.
Ces informations étant soumises à des règles encore plus strictes que le RGPD, elles ne passent pas par notre serveur mais sont directement traitées et stockées par Stripe, notre prestataire de paiement qui est habilité à traiter ce genre de données (politique de confidentialité de Stripe). Freelancer ne stocke jamais vos données de paiement.
Lors du processus de paiement, Stripe reçoit vos données de carte ou d'IBAN, mais aussi votre nom, votre adresse email, votre adresse IP et les montants des transactions. Pour certaines de ces données (notamment la détection de fraude et la conformité réglementaire), Stripe agit en qualité de responsable de traitement indépendant. Pour en savoir plus sur ces traitements, consultez la politique de confidentialité de Stripe.
Votre utilisation du Service
Nous recevons automatiquement des données lorsque vous utilisez notre Service. Cela comprend des données sur les machines avec lesquelles vous vous connectez, les navigateurs et le système d’exploitation, votre adresse IP ainsi que la date et l’heure à laquelle chaque requête est faite.
Nous utilisons généralement ces données sous forme anonyme et agrégée pour réaliser des statistiques mais elles peuvent également nous aider à vous fournir un support utilisateur et nous permettent de prévenir les abus.
Vos interactions avec notre équipe
Il peut également arriver que vous nous communiquiez des informations personnelles lors de vos échanges avec notre équipe, typiquement dans le cadre d’une demande de support.
Ces données ne sont utilisées par notre équipe que pour répondre à votre demande ou comme référence lors de demandes ultérieures.
Autres sources
Enfin, nous pourrions être amenés à collecter d’autres informations via des services tiers afin de pouvoir proposer de nouvelles fonctionnalités et d’améliorer le Service.
Ce n’est pas le cas à ce jour et si jamais cela devait arriver, ce document serait mis à jour.
Notre utilisation de vos données
Vos données personnelles
Comme évoqué précédemment, vos informations personnelles sont uniquement utilisées dans le cadre de votre propre utilisation de Freelancer et de vos échanges avec nous, typiquement dans le cadre du support.
Vos autres données
Nous sommes également amenés à réaliser des traitements sur vos données non personnelles. La plupart de ces traitements sont liés à votre propre utilisation du Service mais nous nous réservons le droit d’utiliser ces données, agrégées avec celles des autres utilisateurs, car cela nous permet d’obtenir des informations utiles afin d’assurer le bon fonctionnement du Service.
Par exemple, connaitre le nombre total de documents existants, le nombre moyen de documents générés par jour et le poids moyen d’un document nous permet de connaitre l’espace disque nécessaire et de planifier nos besoins en stockage en conséquence.
Le résultat de ces traitements agrégés est parfaitement anonyme. Aussi, même si ces informations sont principalement utilisées en interne pour nous aider à améliorer et maintenir le Service, elles peuvent également être utilisées pour vous fournir des informations utiles, être communiquées à des tiers ou rendues publiques.
Traitement des données de vos clients
Dans le cadre de votre utilisation du Service, vous serez amené à nous confier des données personnelles de vos clients.
Tout comme vos propres données, les données de vos clients ne seront jamais revendues et ne sont utilisées que dans le cadre de votre propre utilisation du Service.
Sachez néanmoins que vous devez légalement informer vos clients particuliers des tiers avec qui vous partagez vos données.
Les conditions générales de vente des documents générés par Freelancer comportent une mention à cet effet, mais si vous partagez des données personnelles de vos clients particuliers avec d’autres entreprises, vous devez penser à compléter cette liste.
Les conditions dans lesquelles nous partageons vos données
Freelancer ne vend et ne vendra jamais vos informations, personnelles ou non !
Nous sommes néanmoins amenés à partager certaines informations dans les cas listés ci-dessous :
Avec vos clients
Lorsque vous utilisez Freelancer pour envoyer un document à votre client ou ses contacts, ces derniers auront bien entendu accès à toutes les informations présentes sur le document et autres informations présentes dans le message l’accompagnant ainsi que votre adresse email si vous envoyez votre document par ce biais.
Avec l’administrateur d’une entreprise
Si vous avez été invité par un tiers à collaborer sur le compte de son entreprise, alors ce tiers aura accès à certaines données vous concernant (votre nom, prénom, adresse email ainsi que votre activité sur Freelancer au sein de cette entreprise).
Avec des services tiers
Nous utilisons certains services tiers qui nous aident à fournir ou à améliorer notre Service. Ces derniers peuvent être amenés à stocker et/ou traiter pour nous des informations personnelles.
Lors du choix de ces services, nous privilégions les services français ou européens et nous vérifions leur politique de confidentialité.
Ainsi tous les services que nous utilisons se sont engagés à respecter le règlement général de protection des données (RGPD). Néanmoins, comme tous les services n’ont pas forcément une politique de confidentialité aussi stricte que la nôtre, nous ne leur communiquons que les informations strictement nécessaires.
À ce jour, les services concernés sont :
| Sous-traitant | Finalité | Données partagées | Localisation |
|---|---|---|---|
| Matomo | Mesure d’audience | Données techniques (anonymisées) | UE |
| Brevo | Envoi d’emails | Adresse email, nom du destinataire, contenu du message | France |
| Stripe | Paiement | Données de paiement (carte, IBAN), nom, email, adresse IP, montants | UE + US (EU-US Data Privacy Framework + clauses contractuelles types) |
| Gandi SAS | Hébergement | Toutes les données (stockage serveurs) | France |
| LegalySpace | Coffre-fort numérique (archivage sécurisé) | Documents commerciaux (devis, factures, avoirs) | France |
| Seqino | Facturation électronique et e-reporting (obligation légale) | Données de facturation (raison sociale, adresse, SIRET, montants) | France |
En réponse à une demande des autorités compétentes
Si dans le cadre de la loi ou d’une procédure légale, les autorités compétentes nous demandent de fournir vos informations personnelles et le font en respectant les formes légales, alors nous fournirons ces données. Si cela devait arriver, à moins que la loi ne nous l’interdise, nous vous préviendrons par email de cette demande.
Vente ou rachat
Dans le cas (très improbable) où la société Freelancer viendrait à être vendue, rachetée ou son Service transféré par un quelconque moyen à une entreprise tierce, vos informations personnelles pourront être transférées à ce tiers dans le cadre de cette transaction.
Si cela venait à arriver, la société Freelancer prendra alors les mesures nécessaires afin que toutes les informations liées à votre compte continuent à être traitées selon les mêmes termes que la présente politique de confidentialité.
Avec votre permission expresse
Nous pourrions être amenés à partager vos informations personnelles avec votre accord, après vous avoir précisé quelles informations seraient partagées, avec qui et pour quelles raisons.
Cookies
Votre navigation sur le site freelancer.app peut donner lieu à l’utilisation de “cookies”.
Ces “cookies” sont des fichiers textes enregistrés par votre navigateur Internet sur votre ordinateur. Ils permettent d’enregistrer des informations relatives à votre navigation sur notre site.
Les cookies ne sont pas nécessaires pour visiter la partie publique de notre site, mais l’accès à tous les Services nécessitant une authentification requiert l’emploi de “cookies de session” pour fonctionner. Ainsi, si vous n’activez pas cette fonction, nos Services ne pourront pas fonctionner.
Freelancer n’utilise que des cookies de session :
| Nom | Type | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
| sessionid | Session | Authentification et maintien de la session | Durée de la session |
Notre outil de mesure d’audience (Matomo) est configuré en mode sans cookie, conformément aux recommandations de la CNIL. Aucun bandeau de consentement n’est donc nécessaire.
Les cookies de session sont indispensables au fonctionnement du Service et ne peuvent pas être désactivés.
Sécurité
La sécurité et l’intégrité des données stockées sur Freelancer sont capitales. Nous prenons donc toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité de ces données et notamment de les protéger contre toute destruction ou perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
À cette fin, Freelancer met en œuvre les mesures de sécurité standard de l’industrie pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée.
Le Service est hébergé en France auprès de la société Gandi SAS.
Le Service dispose d’un certificat SSL afin de garantir que les informations et le transfert des données transitant entre votre ordinateur et les serveurs soient sécurisés.
Les données stockées en base de données sont chiffrées au repos.
Le système ainsi que les logiciels sur les serveurs ont été configurés et sont maintenus à jour par des personnes qualifiées afin de limiter au maximum les risques d’intrusion.
L’accès à vos données au sein de l’équipe de Freelancer est également limité au maximum.
En cas de violation de données à caractère personnel, Freelancer s’engage à :
- Notifier la CNIL dans un délai de 72 heures après en avoir eu connaissance, conformément à l’article 33 du RGPD.
- Informer les utilisateurs concernés sans délai excessif lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés, conformément à l’article 34 du RGPD.
- Documenter toute violation de données, y compris ses effets et les mesures prises pour y remédier.
Transfert de données personnelles à l’étranger
Le Service et les données de Freelancer sont hébergés au sein de l’Union Européenne. Vos données personnelles ne seront transférées en dehors de l’Union Européenne que si la loi nous y oblige.
Exception : vos données de paiement sont traitées directement par Stripe, sans transiter par nos serveurs. Ce transfert est encadré par le EU-US Data Privacy Framework (décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023), complété par des clauses contractuelles types (voir la section sous-traitants).
Période de conservation des données
Vos données
Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire au fonctionnement du Service tant que votre compte est actif. La suppression de votre compte, qui intervient conformément aux règles définies aux articles 9 et 10 des Conditions générales d’utilisation (inactivité ou résiliation), entraîne la suppression de vos données personnelles ainsi que de celles de vos clients de nos serveurs de production, sous réserve des conservations suivantes :
- les factures d’abonnement émises par Freelancer sont conservées dix ans, conformément à l’obligation légale de conservation des documents comptables (article L. 123-22 du Code de commerce et article L. 102 B du Livre des procédures fiscales) ;
- vos données d’identification et de contact peuvent être conservées jusqu’à trois ans après la fermeture du compte, sur la base de l’intérêt légitime de Freelancer (article 6.1.f du RGPD), conformément aux recommandations de la CNIL applicables aux données de prospection.
Les données effectivement supprimées de la production peuvent persister pendant un certain temps dans nos sauvegardes, le temps que celles-ci soient renouvelées dans le cadre de notre cycle normal de rotation.
Les données de vos clients
Pour ces données, vous êtes responsable de traitement au sens du RGPD ; Freelancer agit en qualité de sous-traitant dans les conditions définies par notre accord de traitement des données. Le Service met à votre disposition une aide à la gestion RGPD : la décision finale de conservation, modification ou suppression vous revient.
Ces données sont conservées le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées : tant que la relation commerciale reste active pour les fiches client, sur la durée de prescription contractuelle pour les devis, et pendant dix ans pour les factures et autres documents comptables — conservés via le coffre-fort numérique NF203 décrit à l’article 5 des CGU.
En application du principe de minimisation du RGPD, Freelancer identifie les données dont la durée de conservation est dépassée et vous propose leur suppression.
Le détail complet — catégorie par catégorie, avec base légale et mécanisme de suppression — est publié sur une page dédiée : durées de conservation des données.
Vos droits
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’opposition, de limitation et d’effacement des données personnelles.
Vous pouvez révoquer à tout moment votre consentement au traitement de vos données quand celui-ci a votre consentement comme base légale. Notez néanmoins que, dans un tel cas, nous devrons supprimer votre compte et vous ne serez donc plus en mesure d’utiliser le Service.
Pour toute question concernant vos droits ou pour les exercer, vous pouvez contacter Fabrice Delaneau en utilisant notre formulaire de contact ou en écrivant au siège de la société mentionné au début de ce document.
Pour les données que Stripe traite en qualité de sous-traitant pour notre compte, nous relayons vos demandes d’exercice de droits auprès de Stripe. Pour les données que Stripe traite en qualité de responsable de traitement indépendant (détection de fraude, conformité réglementaire), vous pouvez exercer vos droits directement auprès de Stripe en contactant dpo@stripe.com ou via leur politique de confidentialité.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
En France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Freelancer s’engage à répondre à toute demande d’exercice de droits dans un délai d’un mois (article 12.3 du RGPD). Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes, auquel cas vous en serez informé dans le mois suivant votre demande.
Juridiction compétente et droit applicable
La présente Politique de Protection des Données Personnelles est soumise au droit français à l’exclusion des règles de droit international.
En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou intervention de tierces parties.